Personaleinsatzplanung mit Papier und Bleistift war gestern

Moderne Methoden der Einsatzplanung des Personals sparen Zeit und Geld.

Unter einer Personaleinsatzplanung (PEP) versteht man eine Zuordnung aller Mitarbeiter zu ihren Arbeitsstellen. Darüber hinaus fällt unter diesen Begriff der Einsatz frei gewordener oder bereits freier Kapazitäten, bis hin zur Umstrukturierung von ganzen Abteilungen. Praktisch gesehen ist sie damit eine Schichtplanung für das gesamte Unternehmen.

Kann man diesen wichtigen Punkt der Unternehmensführung optimieren, dann hat man damit eine wichtige Stellschraube für den Erfolg des Unternehmens in der Hand. Moderne Methoden der Personaleinsatzplanung, abseits von Papier und Bleistift, sind dabei heutzutage angesagt.

Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?

Mit der Planung des Personaleinsatzes wird versucht, die Verteilung der aktuell verfügbaren Mitarbeiter auf die verschiedenen freien Arbeitsplätze dahingehend zu optimieren, daß unter Berücksichtigung von Ort, Zeit und Bildung der Mitarbeiter ein maximal gewinnbringendes Tagesergebnis entsteht. Damit stellt die PEP einen wesentlichen Baustein des Mitarbeiter-Managements dar. Zu diesem zählen neben der Planung des Personaleinsatzes auch die Prognose des erwarten Arbeitsaufkommens, des dafür notwendigen Personals und anderen wichtigen Kennziffern.

Bei der PEP kommen verschiedene Techniken und Instrumente zum Einsatz, welche die betrieblichen Abläufe im Unternehmen oder in der Behörde optimieren sollen. Am wichtigsten ist dabei die Flexibilisierung der Arbeitszeiten. Dies geschieht, damit ein schwankender Personalbedarf oder eine schwankende Personalverfügbarkeit ausgeglichen werden können. Hierbei wird meist auf eine bestimmte Mindestbesetzung geachtet, um wichtige Funktionen des Betriebes aufrecht zu erhalten. Genauso wichtig ist es auch, wirtschaftliche Gesichtspunkte zu berücksichtigen, wie beispielsweise die maximal tragbare Mitarbeiteranzahl, gemessen an der Größe der Betriebsfläche.

Das klingt zunächst alles sehr theoretisch, hat in der Praxis jedoch immense Auswirkungen auf die Kostenentwicklung und damit auf den Erfolg des Unternehmens. Mithilfe der Personaleinsatzplanung lassen sich zahlreiche Zielvorgaben und Optimierungen des Betriebes erreichen. Nur wenn eine ausgereifte Personaleinsatzplanung besteht, können Mitarbeiter effizient eingesetzt werden, um wertvolle Zeit, Bauteile und damit Geld zu sparen. In manchen Betrieben wurden Kosteneinsparungen von bis zu 70 % erreicht, nachdem man damit angefangen hat, die Mitarbeiterbelegung und ihren Einsatz mittels einer modernen Planung des Personaleinsatzes zu optimieren.

Neue Methoden und Programme

Zu den Hauptaspekten und Programmen der Personaleinsatzplanung gehören die Planung der Schichten, eine tiefgreifende Analyse von bereits bestehenden Schichtplanungen, Aspekte des Aufgabenmanagements und eine detaillierte Mitarbeiterverwaltung. Diese werden mit Hilfe von einfachen und wirkungsvollen Methoden realisiert. Darunter zählen die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen, die Darstellung von Urlaub und Abwesenheiten und eine mobile Stempeluhr.

Eine Verbesserung einer bereits im Unternehmen bestehenden Planung des Personaleinsatzes ist danach dank neuer Methoden und Computerprogramme einfach realisierbar. Die meisten Programme beziehen sich auf zwei wesentliche Grundmethoden der Betriebswirtschaftslehre: die Minimierung von Kosten, sowie die Maximierung von Gewinnen und Umsätzen.

Eine moderne Planung des Personaleinsatzes wird heutzutage natürlich digital und vollautomatisiert durchgeführt. Um einen schnellen und übersichtlichen Zugriff zu gewährleisten, haben Papier und Bleistift ausgedient. Entsprechende Software erledigt die PEP schneller, besser und billiger. Die Anwesenheit kann man inzwischen auch schon mit per Mobile-App kontrollieren.

Dadurch werden nicht nur die Abläufe im Unternehmen optimiert, sondern es wird auch eine Menge Geld und Arbeitszeit eingespart. Diese durch eine moderne PEP freigesetzten Ressourcen können dann sinnvoller in andere Unternehmensaspekte investiert werden.