Wenn die Dokumentenflut auch SAP-Systeme erreicht

SAP-Systeme sind in vielen Unternehmen ein zentraler Bestandteil der Geschäftsprozesse. Stand 2023 hat SAP über 335.000 Kunden, darunter befinden sich viele Großunternehmen aber auch zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen. Rund 12 Millionen Anwender arbeiten täglich mit SAP Softwarelösungen. Das ist eine gewaltige Menge, wodurch auch eine riesige Datenmenge anfällt.

Die Dokumentenarchivierung spielt eine entscheidende Rolle in der Verwaltung von Unternehmensdaten. In einer Zeit, in der die Digitalisierung voranschreitet und Datenschutz eine immer wichtigere Rolle spielt, wird die korrekte Archivierung von Dokumenten zu einer strategischen Notwendigkeit. Insbesondere die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist bei der SAP Archivierung von großer Bedeutung.

SAP

SAP (Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung) ist eine führende Softwareplattform für Unternehmen, die integrierte Lösungen für Geschäftsprozesse bietet. Entwickelt von der deutschen Firma SAP SE, unterstützt SAP Unternehmen dabei, ihre Ressourcen effizient zu verwalten, von Finanzwesen über Personalwesen bis zur Produktion. Die Plattform integriert verschiedene Module, die Daten in Echtzeit verarbeiten und Unternehmen umfassende Einblicke in ihre Abläufe ermöglichen. Mit einem Fokus auf Unternehmensressourcenplanung (ERP) ermöglicht SAP die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Steigerung der Effizienz. Es wird in verschiedenen Branchen weltweit eingesetzt und bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten, um den spezifischen Anforderungen unterschiedlichster Unternehmen gerecht zu werden. SAP trägt dazu bei, die Digitalisierung von Geschäftsabläufen voranzutreiben und die operative Leistungsfähigkeit von Organisationen zu verbessern.

Leider ist der SAP eigene Content Server für die rechtssichere dauerhafte Verwaltung von großen Dokumentenmengen nicht geeignet. SAP selbst empfiehlt seinen Kunden  den kostenlosen Content Server nur als einen temporären Ablageort für eine kurzfristige Ablage geringer Datenmengen. Es muss also eine externe Lösung für die Dokumentenarchivierung gefunden werden. Diese Software muss zum einen günstig sein, einen schnellen Zugriff auf die Dokumente gewähren und zudem natürlich auch die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten.

DSGVO-Konforme Archivierung

Die DSGVO hat die Art und Weise, wie Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, erheblich verändert. Dies betrifft auch die Archivierung von Dokumenten, die personenbezogene Informationen enthalten. Gemäß den DSGVO-Vorschriften müssen Unternehmen sicherstellen, dass die gespeicherten Daten angemessen geschützt sind, nur für legitime Zwecke verwendet werden und die Rechte der betroffenen Personen respektiert werden.

Bei der Dokumentenarchivierung unter Berücksichtigung der DSGVO ist es entscheidend, klare Prozesse zu implementieren. Dazu gehört die Klassifizierung von Dokumenten nach ihrem Datenschutzrisiko sowie die Festlegung von Zugriffsrechten für autorisierte Benutzer. Die Möglichkeit zur Anonymisierung oder Pseudonymisierung von Daten sollte ebenfalls in Betracht gezogen werden, um die Integrität der Informationen zu wahren.

Integration von SAP in die Archivierung

Eine nahtlose Integration von SAP in die Dokumentenarchivierung gewährleistet nicht nur eine effiziente Datenverwaltung, sondern erleichtert auch die Einhaltung von DSGVO-Richtlinien.

Durch die Verbindung von SAP-Modulen mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus ihrer Dokumente verwalten. Dies umfasst die Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und gegebenenfalls die sichere Vernichtung von Dokumenten. Dabei ist darauf zu achten, dass sämtliche Schritte im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen und den Anforderungen der DSGVO stehen.

Best Practices für eine erfolgreiche Dokumentenarchivierung:

1. Klare Richtlinien und Schulungen:
   Implementierung von klaren Richtlinien für die Dokumentenarchivierung und regelmäßige Schulung von Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass diese die Vorschriften verstehen und einhalten.
2. Sicherer Zugriff und Revisionssicherheit:
   Gewährleistung des Zugriffs auf archivierte Dokumente nur durch autorisierte Benutzer. Implementierung von Mechanismen zur Überwachung von Änderungen und Gewährleistung einer Revisionssicherheit.
3. Automatisierung von Prozessen:
   Nutzung der Automatisierung, um wiederkehrende Archivierungsaufgaben zu erleichtern. Dies kann dazu beitragen, menschliche Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Fazit

Die effektive Dokumentenarchivierung im Kontext von DSGVO und SAP erfordert eine ganzheitliche Betrachtung, bei der Compliance-Richtlinien, IT-Systeme und Mitarbeiter geschickt miteinander verknüpft werden. Nur so können Unternehmen nicht nur die rechtlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Daten effizient und sicher verwalten.